現在這個社會，很多人不喜歡寫信，而喜歡用E-mail, 商務上使用E-mail聯系更是普遍。外企和國企不同的是，外企對E-mail特別重視，公司內部往來的信件都會明確的分類，有些是urgent,有些的priority值比較低，這樣有利于向上司匯報重要信息，也節省大部分的時間。E-mail如此重要，書寫的方式就要求規范了，不能像平時我們和朋友，家人間的E-mail往來那么隨意，因為即使你覺得不那么重要，萬一哪天領導要查看信件，如果是苛刻點的領導，你就糗大了。網絡俚語，像LOL, BTW那肯定是不能用了。一些俏皮的smiley 圖標也別用。E-mail的書寫很簡單，采取左對齊，單邊行距的文檔格式。段落之間double-space. 具體，我列出以下幾個注意點。
1. Address the recipient by Full Name. Use gender-Neutral language.
對收信者要稱呼對方的全名。使用中性的語言。如果關系不是那么親密，用Mr., Mz., Dr會比較好。
2. Write a specific, not general, topic in the subject box.
在Subject一欄里要把主題寫的明確，不要大眾化。不然，很有可能緊急的信件被劃到垃圾信件里。那，事情就大條了。
3. Start your e-mail with a sentence that tells what your message is about.
首句就直截了當的告訴對方這封E-mail講的是什么事。簡單，明確。
4. Put the details of your message in the second paragraph.
第二段落是細節的部分。你可以把收信人不了解的信息，或可能遺忘的信息放在第二段。
5. Be clear, concise, and specific. Avoid overly long sentences.
信件簡明，扼要。你要知道對著電腦屏幕一行行的看字，不像看本書，是很傷眼睛的。所以，為了他人著想，盡量寫的言簡意賅吧。實在E-mail不得不長，分段處用Headings。
6. Never write in all capital letters or all lower-case letters.
之所以用大寫是為了引起別人的重視，如果全用大寫字母，不是招人煩么。全用小寫字母也是不當的。這樣，會給人一種不尊重，偷懶的感覺。
7. Be cautious about what you say in a business e-mail.
記住，你的E-mail, 可能被人forward給其他人看。萬事要小心，別把一些謠言，玩笑話寫在E-mail里。甚至輕易泄漏你的銀行卡號，信用卡密碼。
8. Check your e-mail and any attachments to make sure your message is clear, your tone is pro, and your spelling, grammar and punctuation are correct.
一封E-mail寫完了，別忘記查看附件有沒有上傳好。你的語氣是不是夠專業，Grammar和spelling可以交給word來做。唉，這點是我最傷心的，回了國之后老打錯字，被罵了好幾回，就為了我不自己校對好就呈給領導看（抄都容易抄錯，不活了）。在國外的時候都是請最最親愛的word來幫我完成的。
9. At the end of your message, before your full name and position, use a commonly accepted complimentary closing.
在E-mail收尾的部分，別忘了加上你的全名和結束語,像Sincerely, Cordially, or Regards.
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