【摘 要】 通過對中小型建筑企業合同管理的現狀分析，針對建筑企業合同管理存在的主要問題及其原因，提出了包括加強合同教育、優化企業和項目的管理組織結構、完善合同管理制度體系和合同文本體系、建立合同信息管理系統等提高中小型建筑企業合同管理水平的主要途徑。
隨著我國加入 WTO，我國建筑市場的競爭也日趨激烈，對于建筑企業既是一次嚴峻的生存挑戰，也是一個難得的發展機遇。目前我國的中小型建筑企業綜合競爭實力和管理水平，尤其是建設工程合同管理水平，與國內先進企業相比差距較大，與國外建筑企業比較更是不可同日而語。 主要表現在合同體系不健全、合同管理水平低、人員素質較低。在建筑市場上，不慎簽訂一個的合同就有可能導致企業面臨破產的窘境，因此，中小型建筑企業必須加強對合同管理的研究、加強對控制合同風險對策的研究，以提高企業的抗風險能力，確保在日益競爭的建筑市場上求生存、謀發展。
1、中小型建筑企業合同管理的現狀
1.1 合同法律意識淡薄
分析過去中小型建筑施工企業經營中出現的問題，我們不難發現：施工企業的經營運作還不規范，企業法律意識不強，尤其是缺乏強烈、敏銳的合同法律意識。建筑企業往往不通過嚴格的招投標程序，就簽署巨額的工程項目合同，在簽署合同時，合同雙方既不按照建設部和國家工商局制定的 GF-1999-0201《建設工程施工合同示范文本》規范，也不根據工程項目和企業自身的具體情況來訂立相應的合同條款，往往將訂立合同流于形式，對合同條款不作仔細推敲，對違約責任、違約條件等不作具體明確的約定，訂立的合同非常簡單，內容缺乏、條款不全、責、權和利不明，為工程合同糾紛、合同損失和經濟風險留下了隱患。訂立合同形同虛設，合同風險不言自明。在合同履行期間，合同管理工作更不規范，往來函件、工程簽證缺乏必要的記錄和保管，發生問題后扯皮不斷，相互推委。更有甚者，有些建筑施工企業不采取投標方式，而是采取行賄方式獲得承包合同或是在投標報價過程中相互串通，有意哄抬承包價格。在獲得承包合同后，有些承包商隨意肢解工程，擅自分包工程或假借分包的名義倒手轉包工程，從中牟利。
1.2 合同管理職能工作缺乏足夠的重視
很多建筑企業的管理層，不能從戰略高度分析和認識合同管理對企業生存和發展的重要意義，缺乏對合同管理職能的重視。大多數中小型建筑企業沒有設立專職的合同管理部門和人員，沒有建立嚴格的合同管理制度和規范的工作程序，僅僅將合同管理職能分解為技術、經營、質檢等幾大部門分別進行管理，無法從整體上分析和把握合同的確切狀態及應采取的合同措施，合同管理漏洞百出。對多年來積累的有關合同管理的經驗教訓，缺乏系統的搜集、整理和分析，已有的經驗教訓不能指導今后的合同管理工作，常常為同樣失誤重復地交“學費”。這類企業合同管理工作執行的深度和質量往往依賴于具體合同管理人員的素質水平和本身所具有的經驗，項目現場合同文件管理混亂，大量無效、錯雜的合同文件既干擾了合同管理人員的分析和判斷，又不能為合同管理提供有力的合同依據，特別是由于難以保證合同管理中關鍵性環節的全面實行，發生遺漏或工作失誤則會導致重大合同失誤，形成合同風險。同時，項目合同管理人員缺乏有效的監控措施和控制風險的對策，也容易滋生各種腐敗。
1.3 合同文本存在眾多缺陷
從目前實施的建設工程施工合同文本來看,中小型建筑企業簽署的合同文本，大多合同責任劃分不清，缺乏對合同事件各參與方相應權責、違約的具體后果及處理方式方法的全面定義和具體明確的描述。部分施工合同文件對履約雙方約定的權利、義務顯失公平，如過多地強調了承包方的權利義務，對業主的制約條款相對較少，特別是對業主違約、賠償等方面的約定不具體、不明確，也缺少行之有效的處罰辦法。凡此種種，施工合同的有失公平和公正，履約雙方的責權嚴重不對稱，是當前工程款屢屢拖欠的主要原因。另外大多施工合同文本中，缺少對工程保險責任、索賠計算原則的具體約定。工程擔保和保險制度是保證施工合同履行的有力手段，施工企業對這一點卻往往認識不足。在競爭激烈的建筑市場上，工程的發包和承包是一項充滿風險的事業，建筑施工企業應如何有效的控制與規避風險，這是企業必須面對的首要問題，首先要簽訂完善的施工合同，在合同中引入工程擔保和保險制度，盡量使風險發生的概率和損失降到最低程度。由于我國長期受計劃經濟的影響，索賠工作沒有得到應有的重視，不會索賠，不敢索賠是中小型施工企業的通病，企業應提高索賠意識，在簽訂合同時要增加索賠條款的內容，詳細具體地約定索賠的計算原則，為后續的索賠管理提供有力的依據。
1.4 合同管理人員的整體綜合素質偏低
目前中小型建筑企業從事建設工程項目合同管理的人員，大多數是非專業出身，有的是工程施工、工程管理部門的工程技術人員和管理人員，也有的是剛走出校門的大學生，甚至高中生，人員的思想素質，業務能力參差不齊。有的雖具備一定的專業知識，但缺少經濟管理和法律方面的知識和經驗。有的具備經濟管理和法律方面的知識，卻又不懂工程技術。更有甚者，既沒有專業知識，又沒有工程實踐經驗，更談不上具備經濟管理和法律方面的知識了。合同管理是一項專業性強、知識面寬、法律法規意識要求高、需要豐富實踐經驗的管理工作，合同管理人員必須具備多方面的知識和能力。目前缺乏合同管理專業人才，已成為影響中小型施工企業管理和發展的主要瓶頸之一。
2、提高中小型建筑企業合同管理水平的途徑
2.1 加強合同教育，重視合同管理人才的培養和引入
建筑企業內部應該加強合同意識，強化法制觀念，加強對《合同法》、《建筑法》、《招標投標法》等一系列法律、法規的學習，使全體員工能夠熟悉和使用這些法律、法規。只有依照法律、法規從事經營活動，才能受到國家法律的保護，才能真正地維護自身的合法權益。在企業中人才是最寶貴的財富，是企業管理工作的基礎。實施企業人力資源戰略計劃，是提高企業合同管理水平的根本途徑。提高和改善企業的合同管理人才素質結構，可采用自己培養、外部聘用或與專業合同管理和研究機構建立長期合作關系等方式，如組織企業中高層領導人員和有關職能人員進行合同管理輪訓、定期組織合同管理經驗交流會、邀請合同管理專家講學、定向培養合同管理專業人員、從高校畢業生和社會人才市場引入合同管理人才、或與高等學校、咨詢單位合作進行合同管理的研究和并指導實踐。同時，選拔具有一定合同管理素質的管理人員進入領導層、設立合同管理專項獎勵基金等有效手段，在企業范圍內營造重視合同管理、尊重合同管理人才的氛圍，為合同管理人才的培育提供良好的環境。
2.2 優化企業和項目的管理組織結構
目前中小型施工企業大多是一家獨立法人，下屬多家施工隊伍，以內部承包或掛靠性質承接工程，從事單一的施工承包業務，經營管理水平和專業水平偏低，缺乏施工總承包能力和項目管理能力。為適應建筑市場的競爭，施工企業應根據自身的發展，結合建設工程項目管理和合同管理的特征，優化企業和項目管理的組織結構，或進行資產組合，并購聯合，增強實力。或走專業化發展的道路，向適應性強、小而專、小而精的有特色的企業組織形態發展，努力提高專業化，協作化水平。同時，在各相應管理層設置獨立的合同管理職能部門，科學界定和協調合同管理職能部門與其它職能部門的權責、工作流程的配合要求等接口設置問題，定期或不定期地由最高領導層牽頭舉辦合同管理職能部門的協調會，及時根據合同管理工作的實際運行情況，調整組織機構設置和解決權責劃分的缺陷，總結工作經驗和教訓，處理和協調存在的爭議和摩擦，進一步優化合同管理工作程序。
2.3 建立和完善合同管理制度體系
在建設工程項目合同教育和組織優化取得一定成績的基礎上，建筑企業還應進一步深入研究合同管理活動不同階段的具體特征、要求、管理控制手段、工作側重點等問題，結合企業合同管理的可利用資源狀況和實際管理水平，建立科學的合同管理制度，強化合同管理職能，統一管理施工隊和掛靠企業的合同，突出合同管理的關鍵點，如企業和現場合同文檔管理制度、合同審查制度、合同交底制度和合同后評價制度等管理控制，將企業的合同管理活動制度化、規范化、標準化，保證合同管理的綜合質量。同時建立企業的監督保障機制，監察和考核合同管理人員的工作表現和業績，加強合同管理制度的剛性約束效力，嚴厲打擊和查處各種違法、亂紀和失職行為，保證合同管理制度的有效貫徹。
2.4 建立和完善合同文本體系，建立合同信息管理系統
不同建筑企業因其管理資源狀況、歷史經驗等因素的影響，合同管理工作都具有其特色，即使是以同一標準文本為藍本，在最終工程合同文本中亦會呈現出一定的獨特性。因此，為簡化和規范企業的合同管理行為，保證合同管理的效率和效益，建筑企業有必要根據本企業合同管理特點和優勢，根據《建設工程施工合同示范文本》，綜合考慮工程類型、業主管理風格、項目管理方式等不同要素，建立本企業的合同標準文本體系，特別是在工程項目管理組織中，處于自身管理范圍之內的標準文本，如各種專業性分包工程標準文本、不同分包方式的分包招標標準文本等。同時，根據企業經營戰略目標，密切關注國內外有關標準文本及其與各自經營地理區域內合同履約環境協調、適應性的發展變化，根據企業合同管理工作積累的經驗教訓，及時補充和完善合同標準文本體系。由于合同種類多，數量大，合同變更頻繁，且在履約中往來函件和資料較多，故合同管理系統性強，施工企業如果僅僅依靠人工管理，則費時費力，信息傳遞慢，而管理不能及時到位，必將造成合同損失，尤其是時效性要求高的索賠，若不能按時提供必要的合同履約信息，將會導致索賠失效。因此，在信息技術高速發展的今天，合同管理應建立在信息管理的基礎上，施工企業應大力推行合同管理信息化，建立企業合同信息管理系統，以提高企業合同管理的效率，提高企業的合同管理和經營管理水平。
3、結束語
總的來說，中小型建筑企業的總體合同管理水平還十分落后。隨著國內、國際兩大市場的逐步接軌，建筑市場的競爭必將日趨激烈，建筑企業應重視和研究建設工程項目合同管理工作，從戰略高度對合同管理工作進行重新審視和分析，企業領導者在充分把握自身競爭優勢力量、現有可利用資源狀況、企業發展戰略目標的基礎上，應深入分析不同經濟地理區域、不同工程類型的業主對建筑企業服務的具體要求，采取針對性的合同管理戰略。在企業內部，建筑企業應通過全面提高員工的合同履約意識，結合并突出企業自身的管理風格，樹立企業與眾不同的市場形象，提高企業經營管理特別是合同管理水平，增強企業的綜合競爭力，在建筑市場上爭取更大的生存和發展空間。作者：未知
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